dokumentasi anlisa sistem informasi

Langkah-langkah Analisis Sistem
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap
analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang
harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

mengidentifikasi penyebab masalah

mengidentifikasi titik keputusan

mengidentifikasi personil-personil kunci
Mengidentifikasi penyebab masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan
dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya
ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.
Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.
Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu
diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan
semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha
memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih
dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan
berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut
dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak
benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya
3 Analisis Sistem
adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan
jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah
ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran
ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan
terjadinya masalah.
Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang
terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen
atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai
misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke
tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendatsendat
? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna.
Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari
subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya
persediaan yang meningkat ini adalah karena :
 persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan
 pembelian barang tidak ekonomis.
Mengidentifikasi titik keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus
diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang
mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi
penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka
selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan
pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi
yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat
mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah
terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di
karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan
membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada
titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat
mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat
memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.
Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen
sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila
dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat
menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk
mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang
sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai
berikut :